Los 4 documentos que TODO freelance debería tener listos antes de decir ‘sí’ a un cliente.
Ser freelance no es solo diseñar bonito, escribir bien o hacer magia con el código. También es saber proteger tu tiempo, tu energía y tu valor. Y para eso, hay 4 documentos que deberían estar listos antes de responder "sí, claro" a cualquier cliente.
Sí, incluso si es tu prima.
Aquí te los cuento. Spoiler: tener plantillas para esto no solo te salva la vida, te hace parecer 10 veces más pro (aunque estés recién empezando).
1. 📝 El Briefing Creativo
¿Qué es?
Este documento es como una brújula: te dice hacia dónde vas y por qué. Lo rellena el cliente antes de empezar, y contiene toda la información necesaria para que no trabajes a ciegas: qué quiere lograr con el proyecto, a quién va dirigido, qué estilo le gusta (y cuál odia), qué no puede faltar y cuándo lo necesita.
Parece básico, pero te sorprendería cuánta gente arranca sin tener claro ni el objetivo. El briefing te permite alinear expectativas desde el principio y evitar frases como “no era eso lo que tenía en mente”.
Además, tenerlo ya diseñado y listo para enviar te ahorra emails eternos preguntando detalle por detalle. Puede ser un PDF editable, un Google Form con buen diseño o incluso una presentación interactiva. Lo importante es que sea claro, visual y fácil de completar.
¿Por qué lo necesitas?
Porque adivinar = perder tiempo. Y entregar algo que no va = perder confianza. El briefing ordena el caos antes de empezar.
Tip:
Tenlo como un formulario bonito o editable que puedas mandar en segundos.
Yo uso uno que ya está armado y solo ajusto el branding según el cliente.
2. La propuesta o presupuesto
Este documento es tu carta de presentación profesional. No se trata solo de poner un precio, sino de explicar exactamente qué vas a hacer, cómo lo vas a hacer, cuánto costará, qué incluye (y qué no), cuáles son los plazos estimados, y bajo qué condiciones vas a trabajar.
Una propuesta bien estructurada demuestra que sabes lo que haces. Evita malentendidos, previene expectativas irreales y hace que el cliente valore mucho más tu trabajo. Porque cuando ve todo desglosado, entiende que no es solo “un diseño”: es estrategia, tiempo, decisiones, y conocimiento.
Tener una plantilla para esto te cambia la vida. No tienes que escribir cada propuesta desde cero, solo adaptas lo que ya tienes. Y lo mejor: da una imagen mucho más pro, incluso si estás empezando.
¿Por qué lo necesitas?
Porque no puedes explicar tu servicio en un audio de 2 minutos.
Una buena propuesta organiza tu oferta y permite que el cliente entienda el valor detrás del precio.
Además, te ahorra tiempo: no tienes que escribir desde cero cada vez. Y proyecta profesionalismo desde el minuto uno.
Tip:
Ten una plantilla base editable donde solo tengas que cambiar detalles clave según el proyecto. Visual, clara y fácil de enviar.
3. El contrato básico o acuerdo de servicio
Sí, incluso si el cliente es buena onda. Especialmente si es buena onda. El contrato es el documento que define las reglas del juego: fechas, formas de pago, número de revisiones, propiedad del trabajo, qué pasa si hay retrasos o si el cliente desaparece.
No hace falta que sea un documento legal de 20 páginas. Basta con algo claro, honesto, y adaptado a tu forma de trabajar. Un PDF con tu logo, tus condiciones y un espacio para firmar. Existen muchas herramientas para firmar digitalmente, como Signwell, Notion Docs, Canva o incluso una simple confirmación por email, pero dejarlo por escrito es clave.
Y no, no es solo para “protegerte”. También le da confianza al cliente: siente que está trabajando con alguien que tiene un proceso claro.
¿Por qué lo necesitas?
Porque lo informal se olvida.
Y aunque haya buena intención, si algo se tuerce, el contrato te respalda.
Además, deja todo claro: ni tú trabajas de más, ni el cliente se queda con dudas.
Tip:
No hace falta que sea largo ni legalista. Una versión simple y clara funciona. Solo asegúrate de que esté en PDF y que ambas partes lo firmen.
4. El kit de bienvenida
Este último documento a veces se pasa por alto, pero es oro. Una vez que el cliente acepta tu propuesta, enviarle un kit de bienvenida marca la diferencia. Es básicamente una pequeña guía que explica cómo vas a trabajar juntos: qué pasos siguen, cómo te pueden contactar, en qué horarios respondés, cómo entregarás los avances y qué necesitas que te envíen para arrancar.
Esto no solo transmite profesionalismo, también reduce las preguntas repetidas, la ansiedad y los mensajes del tipo “¿para cuándo era?”. Establece un marco de claridad, y eso beneficia a ambos.
Además, si lo haces bonito y con tu estilo (colores, tipografía, voz), ya empieza a construir una experiencia desde el primer día.
¿Por qué lo necesitas?
Porque le das al cliente tranquilidad y estructura.
Evitas preguntas constantes, malentendidos y confusiones.
También reduces tu propio estrés: ya dejas por escrito cómo trabajas.
Tip:
Hazlo visual, sencillo y alineado a tu estilo. El cliente debe sentir que está en buenas manos.
En resumen
Estos cuatro documentos son tu kit de supervivencia freelance. No solo te ayudan a organizarte mejor, sino que te posicionan como alguien que se toma en serio lo que hace.
Y lo mejor de todo: no tienes que crearlos desde cero. Puedes usar plantillas diseñadas para esto, como las que tengo en mi tienda, que ya están pensadas para facilitarte la vida. Las personalizas con tu marca, ajustas lo que necesites y listo: entrega pro en minutos.
Y si quieres que te pase este blog en PDF o en formato editable, escríbeme. También puede ser una buena guía para compartir con tus colegas creativos.
